DTB-Newsletter 08/2022

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

nach unserem ersten Newsletter im Juni dieses Jahres, erhaltet Ihr nun unsere aktuelle Ausgabe, die sich diesmal mit dem Thema Microsoft 365 auseinandersetzt. In diesem Newsletter wird es speziell um die neuesten Entwicklungen bei Microsoft rund um die Cloud Plattform Microsoft 365 gehen.

Die neuen Entwicklungen innerhalb der Microsoft 365 Plattformen tangieren auch die Betriebsräte, die Microsoft 365 bereits geregelt und gegebenenfalls auch unsere Schulungen in den letzten Jahren seit 2015 besucht haben. Daher möchten wir auch Euch die Themen diesen Newsletters noch einmal besonders ans Herz legen.

Wenn Ihr aktuell bei Euren Themen Unterstützung braucht, dann meldet Euch hier 

Bleibt alle miteinander gesund!!! 

 

Euer Team der 

dtb-Datenschutz- und Technologieberatung GmbH & Co. KG 

Zurzeit haben die Kollegen der DTB viele Beratungsprojekte aus Konzernen und Dienststellen zu den Softwareprodukten der sogenannten Power Plattform und den Angeboten aus Microsoft Viva. Zudem werden immer wieder neue Anwendungen und Prozesse in Teams integriert, die nicht immer im Vorfeld durch die Arbeitgeberin angekündigt werden. 

Im Folgenden wollen wir die einzelnen Teilbereiche der Änderungen auf der Microsoft 365 Plattform näher beleuchten und Regelungsthemen für Euch herausarbeiten. 

Mittlerweile konzentriert die Microsoft viele ihrer bislang schon verfügbaren Technologien auf die Plattform Teams. Neben den mittlerweile bekannten und in vielen Bereichen auch schon geregelten Funktionen wie Transkript (die Ausgabe von Sprache in Telefon- oder Videokonferenzen in Text) oder die Erstellung einer Anwesenheitsliste in Excel, hat Microsoft viele weitere Funktionalitäten in Teams zur Verfügung gestellt. 

 

Genehmigungen 

Bislang aus SharePoint bekannte Genehmigungsworkflows sind nun unter Genehmigungen auch in Teams zu finden. Hier können mit wenigen Klicks einfacher Genehmigungsworkflows ausgewählt und umgesetzt werden.

 

Für Personal- und Betriebsräte interessant:  

Wenn Teams nicht in der Administration entsprechend eingestellt ist, sind Genehmigungsworkflows für alle Beschäftigten in Teams nutzbar, wenn sie ein entsprechendes Microsoft 365 Konto besitzen. Wer für Genehmigungen zuständig ist, hängt von der hierarchischen Stufe und anderen Vorgaben durch die Dienststelle oder die Arbeitgeberin ab. Hier kann es zu Konflikten und Überschreitung von Verantwortlichkeiten kommen. Diese Funktionalität wäre in den bereits abgeschlossenen Betriebsvereinbarungen zu Microsoft 365 oder Teams abzubilden und zu regeln. Zudem stellt sich die Frage, in wie vielen IT-Systemen die Beschäftigten solche Prozesse (Workflows) abbilden sollen. [Stichwort: Überlastung]

 

Updates / Aktualisierungen  

In der in Teams integrierten App Aktualisierungen oder Updates können Neuigkeiten zu Projekten oder anderen Themen direkt an die berechtigten Personen weitergegeben werden. Im Moment sind folgende Vorlagen verfügbar: 

·         Bericht über einen Vorfall 

·         Schichtübergabe 

·         Wartungsanforderung 

·         Projektfortschritt 

·         Leistungsbeurteilung anfragen 

·         Und weitere  

Innerhalb der Vorlagen gibt es dann entsprechende Informationen und Abfragen, die angepasst werden können.

  

Für Personal- und Betriebsräte interessant:  

Auch hier stellt sich die Frage, inwieweit solche Informationen in Teams abgefragt werden, zu welchen Zwecken und ob dann auch durch die Abfrage und die entsprechenden Antworten eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ermöglicht wird? Diese wäre dann zu regeln. 

Die Anfrage einer Leistungsbeurteilung durch die Beschäftigten ist in jedem Falle in einer Betriebsvereinbarung zu regeln, beziehungsweise eine vorhandene anzupassen, sollte bereits eine zu Mitarbeiterinnengesprächen, Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung abgeschlossen sein. 

Wenn es bereits andere Systeme gibt, in denen Beschäftigte in Projekten ihre Tätigkeiten dokumentieren, dann wäre diese Funktionalität in Teams nicht notwendig. 

 

App Studio in Teams 

"Mit App Studio können Sie ganz einfach mit dem Erstellen oder Integrieren Ihrer eigenen Microsoft Teams-Apps beginnen, unabhängig davon, ob Sie benutzerdefinierte Apps für Ihr Unternehmen oder SaaS (Software als Service / Cloud)-Anwendungen für Teams auf der ganzen Welt entwickeln, indem Sie die Erstellung des Manifests und Pakets für Ihre App optimieren und nützliche Tools wie Karteneditor und eine React-Steuerelementbibliothek bereitstellen." 

Quelle <https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/platform/concepts/build-and-test/app-studio-overview>  

 

Wenn diese Technologie für die Beschäftigten in den Unternehmen und Dienststellen freigegeben ist, dann können alle, wenn die benötigten Kenntnisse vorhanden sind, Software Anwendungen und Chatbots in Teams zusammenklicken und zur Verfügung stellen. Je nach Anwendungszweck werden dabei auch Mitbestimmungsrechte der Betriebsräte / Personalräte berührt. 

 

Für Personal- und Betriebsräte interessant: 

Die Möglichkeit neuer Anwendungen in Teams zur Verfügung zu stellen, berühren wie geschildert die Mitbestimmungsrechte von Personal- und Betriebsräten. Daher sollten die Arbeitgeberinnen entsprechend einen Plan vorlegen, wer - wenn überhaupt - mit dieser Anwendung arbeiten darf. Das Angebot an Applikationen, die in Teams zur Verfügung gestellt werden, können gruppenspezifisch in der Administration von Teams angepasst werden. 

 

Mit den Neuerungen in Microsoft Teams und SharePoint sowie mit den Möglichkeiten, die Aufzeichnungsfunktionen, den Präsenzstatus und andere Funktionalitäten zu regeln, beschäftigt sich unser Seminar zum Thema Kommunikation und Zusammenarbeit in Microsoft 365 vom 15. bis 17. November 2022 in Berlin. 

Nähere Informationen zum Seminar findet Ihr hier

Seit einiger Zeit bewirbt die Microsoft ihre Produkte im Bereich Business Intelligence und Auswertung bzw Automatisierung und Software Entwicklung insgesamt als sogenannte Power-Plattform. Darin sind die folgenden Anwendungen aus dem Spektrum von Microsoft 365 integriert: 

·         Power Automate  

·         PowerApp  

·         Power BI  

·         Power Virtual Agents  

In den Bereichen Software Entwicklung mit PowerApp und den Bereich der Auswertungen des Controllings und Business Intelligence mit Power BI wird in vielen Konzernen und Unternehmen diskutiert, wer und welche Abteilungen beziehungsweise Bereiche diese Funktionalitäten aus Microsoft 365 nutzen sollen. Die einen präferieren eine Zentrale Steuerung sowohl der Softwareentwicklung als auch das Bereitstellen von Controlling-Anwendungen im Bereich Business Intelligence, andere Konzerne möchten gerne, dass jede Abteilung entsprechende Kapazitäten aufbaut, um die Funktionalitäten direkt nutzen zu können. 

Hinzu kommt die relativ neue Plattform zur Entwicklung von sogenannten Chatbots Power Virtual Agents. Die in dieser Plattform entwickelten Chatbots werden sowohl von der Personalabteilung als auch von anderen Abteilungen, die Services für Beschäftigte oder auch Kunden erbringen müssen, genutzt. Mit dem Einsatz solcher Chatbot Programme sind unterschiedliche Mitbestimmungsrechte von Personal- und Betriebsräten berührt. Neben dem Schutz vor Leistungs- und Verhaltenskontrolle können je nach Einsatzbereich auch die Ordnung im Betrieb sowie Beurteilungs- und Auswahlkriterien berührt sein. 

 

Für Personal- und Betriebsräte interessant:  

Sowohl Anwendungsentwicklungen mit PowerApp als auch Auswertungen aus Power BI können die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats auslösen, wenn personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet werden. In Betriebsvereinbarungen können nur die Rahmenbedingungen für den Einsatz dieser Plattformen geregelt werden. Vielmehr muss in der jeweiligen Vereinbarung ein Verfahren definiert werden, welche Anwendungen der Power-Plattform gesondert geregelt werden müssen und welche nur einen informatorischen Charakter haben. 

Auch die Plattform zur Entwicklung von Chatbots Power Virtual Agents muss in einem ähnlichen Rahmen geregelt sein. Hier ist auch ein Verfahren zu definieren, in welchem Rahmen Chatbots gegenüber den Beschäftigten eingesetzt werden dürfen und wie sie sich in der Kommunikation zu erkennen geben müssen.  

 

Mit den Möglichkeiten der Power-Plattform setzt sich ein spezielles Seminar auseinander, das auf die unterschiedlichen technischen Möglichkeiten der einzelnen Bereiche der Power-Plattform (Automatisieren, App-Entwicklung, Auswertungen / Business Intelligence und Chatbots entwickeln) eingeht und mit den Personal- und Betriebsräten im Seminar Regelungsthemen für Betriebsvereinbarungen ergänzend zu einer gegebenenfalls vorhandenen Betriebsvereinbarung Microsoft 365 erarbeitet.  

Der nächste Termin ist 24. - 26. Januar 2023 in Kassel 

Nähere Informationen zum Seminar findet Ihr hier

Wenn Ihr als Gremium Hilfe braucht bei der Regelung von Microsoft 365 oder bei der Überprüfung auf Anpassungsbedarf vorhandener Dienst- oder Betriebsvereinbarungen zu Office 365/Micorsoft 365, dann sprecht uns an: anfragen@dtb-beratung.de

Eine Übersicht unserer Fachthemen findet Ihr hier

Endlich wieder da - nach zwei Jahren Pause veranstaltet die DTB wieder ein Tec-Forum zu aktuellen Themen in der Schnittmenge zwischen Datenschutz, technologische Entwicklung und der Mitbestimmung. Dazu sind Expertinnen und Experten eingeladen, um mit den teilnehmenden Kolleginnen und Kollegen zu diskutieren. 

vom 08.-10. November findet wieder das Technologieforum in Berlin statt - alle Infos und das Programm findet Ihr hier

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Tel.: 0561 / 70 575 70
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