DTB-Newsletter 12/2024

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ein ereignisreiches Jahr liegt hinter uns – wir haben durch die Verstärkung unseres Beratungsteams so viele Gremien zu so vielen unterschiedlichen Themen beraten wie noch nie in der Geschichte der DTB. Wir hatten eine tolle Tagung im November mit wieder über 100 Personal- und Betriebsräten.
Nun ist es an der Zeit, innezuhalten und Kraft zu tanken für das Jahr 2025!

Wir wünschen Euch eine besinnliche Weihnachtszeit, erholsame Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr!

Im Jahr 2025 wartet einiges im Bereich Digitalisierung, Künstliche Intelligenz und Datenschutz auf die Gremien! Teile der KI-Verordnung treten im Februar bereits in Kraft. Im November 2025 wartet das 20jährige Jubiläum des Technologieforums in Berlin auf uns – reserviert Euch Plätze und feiert mit!

Mit diesem letzten Newsletter in 2024 wollen wir Euch über diese Entwicklungen informieren!
Bei den Datenschutz -und Technologiethemen können wir Euch in vielen Bereichen Hilfestellungen über Seminare und unsere Beratung an die Hand geben.
Wenn Ihr aktuell bei Euren Themen Unterstützung braucht, dann meldet Euch hier

Viel Spaß beim Lesen wünscht das Team der DTB!

SAP®-Datenverarbeitung: Verantwortung und Pflichten des Betriebsrats

In vielen Dienststellen und Konzernen werden die SAP®-Systeme auf HAN umgestellt und damit modernisiert. Das gilt es als Gremium, kritisch zu begleiten. Um dies zu gewährleisten, muss der Betriebsrat folgende Schritte unternehmen:

Prüfung der Systems und der eingesetzten Module: Vor der Einführung oder Änderung von SAP®-Systemen ist der Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einzubeziehen. Er muss sicherstellen, dass diese Systeme weder die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden verletzen noch eine übermäßige Kontrolle ermöglichen.
Kontrolle der Datenverarbeitungsprozesse: Der Betriebsrat hat regelmäßig die Verarbeitung personenbezogener Daten zu überprüfen. Dabei gilt es, sicherzustellen, dass die erhobenen Daten den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung entsprechen.
Einhaltung der Datenschutzgesetze: Der Betriebsrat muss darauf achten, dass die Verarbeitung der Mitarbeitendendaten den Vorgaben der DSGVO, des BDSG und weiterer relevanter Datenschutzregelungen entspricht. Dazu gehört insbesondere die Kontrolle, ob technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen wurden.
Einblick in technische Dokumentationen: Der Betriebsrat hat das Recht, sich über die Funktionsweise der SAP®-Systeme zu informieren. Er sollte technische Beschreibungen und Prozessabläufe einsehen, um mögliche Risiken zu identifizieren.
Aushandlung von Betriebsvereinbarungen: Um den Umgang mit personenbezogenen Daten zu regeln, ist es die Aufgabe des Betriebsrats, verbindliche Betriebsvereinbarungen mit der Geschäftsleitung zu verhandeln. Diese müssen klare Regeln zu Datenzugriff, Speicherdauer und Kontrollmechanismen enthalten.
Schulung und Weiterbildung: Der Betriebsrat sollte sich regelmäßig zu Themen wie Datenschutz, SAP®-Systeme und technischen Neuerungen schulen lassen, um kompetent agieren zu können.
Regelmäßige Überwachung: Der Betriebsrat muss kontinuierlich überprüfen, ob die vereinbarten Regeln eingehalten werden, beispielsweise durch Audits oder die Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten.

Durch diese Maßnahmen trägt der Betriebsrat entscheidend dazu bei, die Interessen der Mitarbeitenden zu wahren und eine rechtskonforme sowie transparente Datenverarbeitung im Unternehmen sicherzustellen.

Dazu berät die DTB seit vielen Jahren und bietet auch entsprechende Inhaus-Seminare und Weiterbildungen:

Seminar Technik SAP®-Systeme – Überprüfung von Vereinbarungen am System

ChatGPT für Betriebsräte?

Mattias Ruchhöft schreibt in der AiB-Sonderausgabe 12/2024, dass ChatGPT und ähnliche KI-Tools Personal- und Betriebsräten wertvolle Unterstützung bei Routineaufgaben wie Recherche, Textzusammenfassungen und dem Verfassen von Anschreiben bietet. Sie sparen Zeit, erleichtern die Kommunikation und ermöglichen es den Gremien, sich auf strategische Themen zu konzentrieren. Besonders hilfreich ist die Fähigkeit, komplexe Informationen klar und verständlich aufzubereiten. Microsoft Copilot, eine Integration von ChatGPT, bietet zusätzliche Vorteile durch die Bereitstellung von Quellenlinks, die die Überprüfung der Ergebnisse erleichtern.

Dennoch gibt es Risiken, insbesondere im Bereich des Datenschutzes. Die kostenlose Version von ChatGPT sollte nicht für sensible oder personenbezogene Daten genutzt werden, da Eingaben zum Training des Modells verwendet werden könnten. Zudem können generierte Inhalte fehlerhaft oder unvollständig sein („Halluzinationen“). Für eine sichere Nutzung wird der Einsatz kostenpflichtiger Versionen empfohlen, die den Datenschutz gewährleisten. Schulungen und klare Nutzungsregeln im Gremium helfen, Risiken zu minimieren. KI-Tools können somit ein wertvolles Hilfsmittel sein, ersetzen jedoch nicht die menschliche Interaktion und die politische Willensbildung, die Kernaufgaben der Gremienarbeit bleiben.
die politische Willensbildung, die Kernaufgaben der Gremienarbeit bleiben.

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Die KI-Verordnung tritt in mehreren Stufen in Kraft. Daraus ergeben sich vielfältige Aufgaben für die Interessensvertretungen und Arbeitgeberinnen. Zudem stellen sich Fragen, beim Einsatz von KI im Hinblick auf die Mitbestimmung.

Das passende Seminar findet Ihr hier:

Digitalisierung & Künstliche Intelligenz – Microsoft Copilot, ChatGPT & Co.

Betriebsrat und Datenschutz: So gelingt die Kontrolle moderner IT-Lösungen

Der Betriebsrat hat die Aufgabe, darüber zu wachen, dass alle geltenden Vorschriften, Gesetze und Vereinbarungen im Interesse der Arbeitnehmer eingehalten werden, wie es das Betriebsverfassungsgesetz vorsieht. Doch wie gestaltet sich diese Überwachung speziell bei der Nutzung von Cloud- und IT-Systemen im Unternehmen?
Hierbei unterstützt ein Datenschutz-Audit die Arbeitnehmervertretung, indem es ihnen durch die Zusammenarbeit mit der IT-Administration oder durch eigene Leseberechtigungen Einblicke in die Systemeinstellungen, Berechtigungskonzepte und Reports ermöglicht. So lassen sich etwaige Systemveränderungen frühzeitig erkennen und entsprechend an die bestehenden Regelungen anpassen oder durch neue Vereinbarungen ergänzen.

Die passenden Seminare gibt es hier:

Kontrolle von IT-Systemen, Änderungen, neue Funktionalitäten – Möglichkeiten von Personal- und Betriebsräten

Digitaler Stress: Stressfaktoren im Betrieb erkennen und reduzieren – ein Seminar in Zusammenarbeit mit der Arbeit und Lernen Detmold GmbH

Die zunehmende Nutzung von Tools wie Teams oder Zoom fördert eine dezentralere und mobilere Arbeitsweise, wodurch sich Kommunikationsformen, Zusammenarbeit und Arbeitstempo verändern. Während Vorteile wie mehr Zeitsouveränität und Selbstorganisation entstehen, gibt es auch Risiken wie Überforderung, Zeitdruck, Vereinsamung und mangelnde Kollegialität. Diese Entwicklungen beeinflussen alle Mitarbeitenden, unabhängig davon, ob sie digital arbeiten oder nicht. Stress kann langfristig gesundheitliche Folgen haben.

Die Interessenvertretung muss sich mit den Möglichkeiten und Grenzen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes in Bezug auf entgrenzte Arbeit, ständige Erreichbarkeit und das Arbeiten außerhalb des Betriebs auseinandersetzen. Im Seminar werden moderne Ansätze und bewährte Maßnahmen vorgestellt und praxisnah diskutiert.

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